Chers parents,

Merci d’avoir inscrit votre ou vos enfants à l’Académie des Arts et Sports de Québec. Toute l’équipe de l’Académie a très hâte de vous accueillir pour la saison 2010. Si vous avez toujours des questions suite à la lecture de ce document, n’hésitez pas à nous contacter, il nous fera plaisir de vous répondre.

Nous vous souhaitons un très bon été et au plaisir de vous voir!

L’équipe de direction

L’Académie des Arts et Sports est le seul camp de jour dans la région qui permet à votre enfant de pratiquer son activité préférée toute la journée. Des moniteurs experts dans leur discipline et une programmation à la fine pointe, permettent à votre enfant de s’améliorer tout en s’amusant. Un été à votre goût; c’est notre garantie!

Nous offrons à votre enfant des camps développés et perfectionnés avec des collaborateurs renommés dans un milieu sécuritaire  avec des installations privilégiées. Nos animateurs qualifiés (une formation de plus de 50 heures en animation de camp, ainsi qu’en prévention, sécurité, secourisme et RCR), motivés et passionnés transmettront leurs valeurs de réussite et plaisir à votre enfant. Ratio de 1 animateur pour 12 participants et de 1 animateur pour 8 minis (4-6 ans).

Tout au long de l’été, nous procédons à des contrôles de qualité auprès des parents et des enfants.  Vous pouvez en tout temps demander à rencontrer les responsables de chaque site. Une affiche indiquant le nom et le numéro de téléphone du directeur de site sera à l’entrée de chaque école.  Il nous fera plaisir de répondre à vos questions et préoccupations.  N’hésitez pas à communiquer avec nous !

Vous avez déjà reçu une facture confirmant la réception de l’inscription de votre enfant.  Une attention particulière devrait être portée sur :

• les dates du séjour et le site choisi
• le solde à payer
• le nom de la personne à qui le reçu d’impôt devra être émis
• le numéro d’assurance sociale de la personne à qui le reçu d’impôt devra être émis
• un seul relevé 24 par famille.

IMPORTANT : Le relevé 24 vous sera acheminé par courriel.

Les reçus pour fin d’impôt seront émis en février 2011. Veuillez vérifier sur la fiche d’inscription le NOM et le NUMÉRO D’ASSURANCE SOCIALE de la personne à qui devra être émis le reçu. Si des corrections s’avèrent nécessaires, veuillez nous en aviser le plus rapidement possible.

Si votre enfant souffre d’allergies ou de problèmes médicaux devant être traités, voici les étapes à suivre :

• Le mentionner de façon précise sur le formulaire d’inscription.
• Fournir au moniteur le médicament approprié et son étiquette indiquant la posologie et le nom de l’enfant si un médicament doit être administré.
• Pour les enfants possédant un « ÉPIPEN » le moniteur pourra donner la dose à l’enfant. L’ÉPIPEN devra être porté en permanence par l’enfant. Le moniteur devra être averti dès le lundi matin que l’enfant possède un ÉPIPEN. 

Si votre enfant souffre d’un problème autre que ceux ci-haut énumérés et qu’il prend de la médication à la maison.  S.V.P., nous en aviser par téléphone, à la lecture de ce document, afin que nous puissions donner des soins requis (en cas de prise de médication connue)  par des professionnels de la santé. 

En cas d’urgence, communiquez avec les responsables de site. Les numéros pour les rejoindre seront affichés sur chaque site à l’entrée principale avec le nom de chaque directeur.

Vous pouvez également rejoindre le bureau administratif au 418 872-0129. S’il n’y a pas de réponse, laissez un message et vos coordonnées. Nous vous rappellerons aussitôt que possible.

• Canif
• Baladeur/I Pod, Mp3 /Cellulaire/ Jeux électroniques
• Espadrilles à roulette
• Jouets et toutous
• Objets de valeur
• Briquet et allumettes

Tout jeune pris en possession d’alcool, de cigarettes ou de drogue sera expulsé
du camp sans autre avis, ni remboursement.

Pendant la semaine, les jeunes vivront plusieurs expériences, tant sportives, artistiques et culturelles.  Lorsqu’il pleut, nous faisons tout en notre pouvoir pour poursuivre notre programmation.  Par contre, il se peut, dû à un manque de plateaux intérieurs, que celle-ci soit modifiée. Les animateurs ont accès à une banque d’activités extérieures et intérieures, ce qui leur permet de varier leur programmation et d’être créatifs.

Pour les activités : Tennis et Skateboard, s’il pleut, les participants devront également participer aux programmations de jeux de pluie.  Des visionnements vidéo pourront être disponibles.  Prenez note qu’aucun remboursement ne sera effectué pour cause de pluie.

La journée du jeudi est consacrée à une sortie au Village Vacances Valcartier pour les jeunes inscrits au programme Multisports seulement. L’activité aura lieu beau temps mauvais temps, sauf en cas d’orage électrique. Si vous jugez que la température est incertaine, vous pourrez communiquer avec le directeur du site dès 7h30 pour confirmer s’il y a sortie ou non.

Heure d’arrivée :

Dès 7:30 le matin.  Prenez note qu’à nos 3 sites, les activités débutent à 9h00.  Nous vous serions grés d’arriver 5 à 10 minutes à l’avance.  Identifiez votre enfant auprès de la personne responsable à la table des présences.  Si votre enfant n’est pas accompagné, il doit aussi s’identifier.

Pour les retards, présentez-vous auprès du directeur de site.

Pour les activités où le nombre d’inscriptions sera insuffisant, les participants seront déplacés sur un autre site à nos frais, si le même programme est offert sur un autre site à la même date.  Vous serez contacté une semaine avant l’activité pour vous avertir des heures de départ et de retour.

POUR TOUS LES PROGRAMMES DONNÉS À L’EXTÉRIEUR DES SITES, UN COURRIEL DE CONFIRMATION DE DÉPART ET ARRIVÉE VOUS SERA ACHEMINÉ 2 SEMAINES AVANT LE DÉBUT DES CAMPS. 

Heure de départ :

Les enfants autorisés à quitter les lieux seuls pourront le faire dès 16h15. Cette information doit être inscrite sur la fiche d’inscription. Les enfants doivent cependant quitter avant 17h30.  Après cette heure, des frais de 5,00 $ par tranche de 15 minutes seront exigés pour le service de garde de votre enfant, peu importe la raison du retard. 

Vélos :

Pour les jeunes désirant venir à l’Académie en vélo, un support est disponible à chaque site. Cependant, nous ne sommes pas responsables des bris et vols. 

Départ plus tôt :

S.V.P. Veuillez aviser à la table de contrôle que votre enfant doit partir plus tôt.  Ceci aidera à ce que vous attendiez le moins longtemps possible.

Un registraire pour contrôler l’arrivée et le départ des enfants est tenu sur chacun de nos sites. Tous les jours, à l’arrivée et avant le départ de l’enfant,  vous devez vous présenter à la table de contrôle afin que l’on puisse indiquer sur notre registraire que votre enfant est arrivé ou qu’il a quitté et avec qui. Seule(s) la ou les personne(s) autorisée(s) à venir chercher l’enfant pourra(ont) le faire.

Si votre enfant arrive et repart seul, il doit quand même passer à la table de contrôle pour indiquer sa présence et son départ.  Bien identifier si c’est une autre personne que celles inscrites sur le formulaire d’inscription.

Il est très important DE NOUS AVISER QUE VOTRE ENFANT SERA ABSENT DU CAMP. 

Vous pouvez le faire soit par téléphone dès 7h30 (le numéro de téléphone sera affiché sur chaque site), ou en avisant la personne responsable à la table des présences. Après vérification, si un enfant est manquant et que son absence n’est pas signalée, les parents seront contactés. 

Nous ne sommes pas responsables des objets perdus ou volés.

Cependant, un emplacement « d’objets perdus » est prévu à cet effet sur chaque site.

• Prévoir des vêtements de rechange en cas de pluie (bottes, imperméables, bas, etc. ...)
• Une deuxième paire de souliers pour le gymnase intérieur
• Casquette ou chapeau (tous les jours)
• Maillot, casque de bain et serviette (tous les jours)Chasse moustiques
• Crème solaire (préférable d’en appliquer aussi à la maison, avant de partir)
• Gourde d’eau
• Chandail et pantalons courts de rechange
• Tous ces items devraient être identifiés au nom de l’enfant.

Vous devez prévoir pour vos enfants un dîner et deux collations. 

Sur nos sites d’activités, des micro-ondes sont à leur disposition.  Les moniteurs font chauffer les plats des jeunes de leur groupe. Ils n’ont cependant accès à aucun réfrigérateur. Vous devrez donc prévoir d’inclure un refroidissant dans les boîtes à lunch.

Nous vous demandons de ne pas inclure dans le repas ou les collations de votre enfant d’aliments pouvant contenir noix, arachides et fruits de mer à cause des risques qu’ils représentent pour les enfants souffrant d’allergies alimentaires.

IMPORTANT : Ces aliments seront automatiquement jetés car ils peuvent causer des réactions allergiques très importantes.  Un autre repas pourra être donné à l’enfant et sera facturé aux parents.

Pour les activités qui se donnent à l’extérieur du site, un lunch froid est requis.